Welche Aufgaben übernimmt die Orga?
Die Organisation des Community-Treffens umfasst zahlreiche Bereiche, die weit über das Event-Wochenende hinausgehen. Dazu gehören unter anderem:
- Suche und Auswahl einer geeigneten Location
- Kommunikation mit Vermieter:innen und Vertragspartner:innen
- Planung des Plots, inklusive Konzept, Geschichte, Spiele und Requisiten
- Einkauf und Versorgung mit Lebensmitteln und Feuerholz
- Kalkulation der Kosten und Festlegung des Teilnahmebeitrags
- Erstellung von Andenken wie Namensschildern und Buttons
- Kommunikation mit der Community und Bekanntgabe von Fristen
- Klärung rechtlicher Fragen
- Ansprechpartner:innen für Fragen und Anliegen
- Einholen und Auswerten von Feedback
Um diese Aufgaben zu bewältigen, sind die Zuständigkeiten innerhalb der Orga aufgeteilt. Regelmäßige Besprechungen sorgen für eine strukturierte Planung.
Wichtig: Die Orga organisiert das Treffen in ihrer Freizeit und zahlt wie alle anderen den vollen Beitrag. Viele Ausgaben werden sogar in Vorkasse übernommen.
Welche Pflichten und Erwartungen gibt es?
Damit das Community-Treffen reibungslos verläuft, gibt es sowohl für die Orga als auch für die Teilnehmenden bestimmte Pflichten und Erwartungen. Die Orga trägt die Verantwortung für Planung, Sicherheit, Versorgung und Unterhaltung. Gleichzeitig wird von allen erwartet, die Regeln einzuhalten, respektvoll miteinander umzugehen und aktiv zum positiven Miteinander beizutragen.
Verantwortung als Veranstalter
- Die Orga schließt Verträge mit den Vermietern und sorgt für die Einhaltung der Hausregeln.
- Teilnehmende sind verpflichtet, die Haus- und Verhaltensregeln zu beachten.
Sicherheit
- Das Treffen soll ein sicherer Raum ohne verbale, körperliche oder psychische Übergriffe sein.
- Alle Teilnehmenden tragen dazu bei, indem sie die Grenzen anderer respektieren.
Versorgung
- Der Teilnahmebeitrag wird verantwortungsvoll verwaltet, unnötige Ausgaben werden vermieden.
- Die Orga kümmert sich um die Bewirtung aller.
- Jede:r ist angehalten, benutztes Geschirr, Flaschen und Müll eigenständig zu entsorgen.
- Lebensmittelverschwendung sollte vermieden werden.
- Die Arbeit des Küchenteams wird geschätzt und respektiert.
Unterhaltung
- Die Orga sorgt für ein abwechslungsreiches Programm mit Spielen und Aktivitäten.
- Fairness und gegenseitiger Respekt während der Spiele sind selbstverständlich.
- Manipulation oder Sabotage von Spielen ist nicht akzeptabel.
Das Community-Treffen lebt von der Gemeinschaft. Damit es für alle eine schöne Erfahrung bleibt, sind Rücksichtnahme, Engagement und Respekt unerlässlich.